일이 되게 하려면, 집중할 수 있게 하라.

직원들은 근무 중에 수시로 주의가 흐트러진다. 기존 업무 뿐만 아니라 새로운 업무들이 끊임없이 밀려오고, 갖은 미팅과 메일로 흐름이 끊긴다.

한 조사에 따르면, 60.6%의 직원들이 흐트러짐 없이 업무에 집중하는 시간이 하루에 한 두 시간도 안된다고 응답했다. 

3명 중에 2명은 하나의 업무에 온전히 집중하기 힘들다고 한다. 그리고 집중할 시간을 찾아도, 고작 10분을 유지하기 어렵다. 

우선순위를 가릴 틈 없이 쌓이는 업무들, 스트레스와 육체적 탈진, 업무 효율 저하와 완료율 저하, 실망과 좌절감의 악순환이 이어진다.

"해야 할 업무와 프로젝트들의 목록을 정리한다."

이런 상황을 극복하기 위한 첫 단추는 매우 상식적인 것이다. 그런데 의외로 상식적인 관행이 지켜지지 않는다.

직원들이 어떤 업무들을 수행해야 하고, 어떤 프로젝트들을 진행해야 하는지 완전한 목록을 그리지 못한다면, 어떻게 우선순위를 정하고 집중할 수 있을까?

관리자는 직원들이 현재 해야 할 일들을 일목요연한 목록으로 책임감 있게 관리하도록 해야 한다. 그리고 직원들에게 지속적으로 그들이 해당 업무들을 잘 이행하고 있는지 리뷰를 해주고 직원들이 업무들을 잘 컨트롤 할 수 있도록 점검하고 도와줘야 한다.

"커뮤니케이션 채널을 점검하고 큐레이션 한다."

주의를 흩트리는 대부분의 이유는 내부 커뮤니케이션의 과잉에서 온다. 

이런 비효율을 줄이기 위해선, 일상의 근무 환경에서 커뮤니케이션 채널들이 어떻게 작동하는지 살펴봐야 한다. 이메일과 메신저, 전화, 대면 미팅 등 어떤 채널들이 어떤 상황에서 쓰이는지 명확히 해야 한다. 그리고 각각의 커뮤니케이션 채널의 응답 시간과 후속 활동이 어떻게 이루어지고 있는지 점검하면 개선 기회를 찾을 수 있다.

"NO 라고 편하게 말할 수 있는 환경을 조성한다."

리더는 직원들이 업무량이 감당하기 어려울 만큼 과도하거나 업무에 지칠 때 이를 편하게 제기할 수 있는 심리적 안정감을 만들어줘야 한다.

대부분의 관리자는 부정적인 뉴스가 새어 나오는 것을 진압하려 한다. 그러나 그렇다고 나쁜 뉴스가 근본적으로 사라지는 게 아니다. 오히려 조직 문화에 스며들고, 전반적인 업무의 질과 직원들의 사기를 떨어뜨린다. 그리고 끝이 없는 오버 타임과 비효율로 이어지게 된다. 

그래서 리더는 직원들이 자신의 한계를 넘어선 업무량을 처리할 때, 이를 거리낌없이 제기할 수 있도록 격려하고 이에 사려 깊게 대응해주어야 한다.

"미팅은 의미 있게"

직원들은 매일같이 미팅에 끌려 다닌다. 직원들에게 의미 없는 미팅은 거절하고 본인의 업무에 집중할 수 있도록 허용해야 한다.

어떤 회사는 미팅을 주도하는 사람이 참석 대상자들에게 미팅 어젠다를 사전에 제시하고, 왜 대상자가 해당 모임에 참석해야 하고 어떤 가치를 얻을 수 있는지 참석 요청을 할 때 분명히 하도록 한다. 미팅 기획자가 이 내용을 명확하게 전달하지 못하면, 대상자는 참석을 거절할 수 있다.

직원들은 외부의 미팅 요청들에 수동적으로 끌려 가는 게 아니라, 자신의 하루를 주도적으로 통제할 수 있고 우선 순위의 업무에 집중할 수 있어야 한다.

"목적의식이 있는 생산성 (purposeful productivity)"

직원과 1:1 미팅을 할 때, 관리자는 "늘 바쁘죠?"라는 하나마나한 이야기를 물으면 안된다.

직원들이 해야 하거나 하고 싶은 일들을 하기 위해 필요한 시간과 여지가 있는지 물어야 한다. 직원들이 부정적으로 이야기하면, 그 차이를 메울 수 있는데 주력해 지원해야 한다. 

어떤 경우에는 현재 해야 하는 업무들의 우선순위를 정하는 데 도움이 필요할 수 있다. 또는 주변적인 업무와 이런저런 프로젝트들에 메여 있어 이를 줄여주어야 할 수 있다. 직원들이 생산성을 높이고 업무에 집중하는 데 장애가 되는 요인을 되묻고 이를 해소시켜 주는 게 관리자의 역할이다.

"집중근무를 공식화하고 서로 존중한다."

직원들을 집중하게 하는 가장 손쉬운 방법 중에 하나는 달력에 새겨 놓는 것이다. 

직원들이 집중할 수 있도록 특정 시간을 공식적으로 만들어준다. 예컨대 화요일과 목요일 오후는 집중 근무 시간이 된다. 누구도 해당 시간에 미팅을 잡을 수 없고, 다른 부서나 사업부에서도 직원들을 접촉하지 않는다.

누군가 달력이나 메신저에 집중 근무 모드라고 표시를 하면, 이를 지켜주려 노력해야 한다. 이는 관리자뿐만 아니라 모든 직원들에게도 동일하게 적용되고 존중되는 문화로 육성되어야 한다.

Source: Justin Hale, David Allen (Jan 2023), "7 Ways Managers Can Help Their Team Focus", HBR Blog