회의 진행 기술은 로켓 공학처럼 복잡한 것이 아니다.
아마 대부분의 관리자들은 회의 진행법을 이미 잘 알고 있을 것이다. 다만, 몸에 베기 위해서는 훈련이 필요하다.
회의의 중요성을 인식하면서 정작 그 생산성을 높이기 위해 공을 들여 연습하는 관리자가 많지 않은게 문제다.
1. Make the purpose clear.
미팅을 개최하는 목적을 초반에 명확히 하는 것 만으로도 비효율성을 상당히 줄일 수 있다. 인텔 본사에는 컨퍼런스 룸에 다음과 같은 표어가 걸려 있다고 한다. "미팅의 목적을 모른다면, 미팅을 시작할 수 없습니다. (If you don't know the purpose of your meeting, you are prohibited from starting)".
회의에서 다룰 안건들과 자료를 사전에 배포하라. 그래서 참석자들이 회의에서 살펴볼 내용들을 미리 숙지하고 있어야 한다. 이왕이면, "회의에서 논의하지 않을 이슈들" 목록을 미리 정하는 것도 효과적이다.
안건들을 공유할 때는, 키워드 보다는 질문 형태가 낫다. "신제품 프로모션 일정"이 아니라, "신제품 프로모션을 언제까지 마무리해야 하는가?"가 당신이 염두하고 있는 회의 결과물을 더욱 선명하게 드러낸다.
그리고, 각각의 안건들에는 참여자의 역할을 명시하라. 해당 안건을 다루는 목적이 정보 공유(sharing information)인지, 아이디어 도출(contributing ideas)인지, 의사결정(making a decision)을 위한 것인지.
2. Control the size.
회의실에 너무 많은 사람들이 모여 있으면 통제하기 어렵다. 참석자들의 주의가 떨어질 뿐만 아니라, 회의 결과에 대한 개개인의 책임감 마저 저하될 수 있다. 반면에, 참석자 수가 너무 적으면, 의견의 다양성 측면에서 문제가 생길 수 있다.
회의에 꼭 필요한 사람들만 참석시켜라. 조금이라도 관여된 사람들을 모두 참여시키고 싶은 욕구를 자제하라. 누군가가 회의에 참석하지 않아 마음이 상할꺼라 생각된다면, 논의된 내용들을 회의가 끝난 뒤에 회의록 형태로 공유하는 것이 좋다.
3. Set the right tone.
참석자들이 편하게 자신의 의견을 표출하고 대화에 참여할 수 있는 분위기를 조성한다. 회의 진행자는 다양한 아이디어들이 활발히 제기되도록 돕는 집사 역할을 수행해야 한다.
가르치는게 아니라 배우는 자세로 임해야 한다. 당신의 관점을 참여자들에게 설득시키기 위해 회의 시간을 쓰는게 아니다. 다른 이들의 관점과 의견을 열린 마음으로 듣는 데 할애해야 한다.
당신이 모든 문제의 답을 가지고 있지 않음을 알려주어라. 회의실에 있는 그 누구도 모든 답을 알고 있지 않다. 자신의 의견이 틀릴 수 있어도 기꺼이 공유할 수 있는 분위기로 이끌어라.
참석자들이 회의를 마치 퍼즐을 함께 푸는 것처럼 여기도록 하는게 바람직하다. 참석자들은 테이블에 자신이 가지고 있는 다양한 조각들을 쏟아 내고, 그 조각들이 서로 어떻게 어울리고 맞춰질 수 있는지 함께 모색하는 것이다.
4. Manage ramblers.
사람들은 종종 일장 연설을 늘어 놓는다. 때로는 진행자가 이를 중단시켜야 한다. "당신의 지적은 의미가 있다. 다만, 그 이슈에 대해 Q&A 시간에 논의해도 괜찮을까요?" 상대의 동의를 구한다면, 상대는 다음에 말할 기회가 주어질 때까지 장광설을 멈추게 될 것이다.
평소에 장황하게 말을 늘어놓는 경향이 있는 참가자에게는 회의 전이나, 또는 휴식 시간에 미리 언질을 줄 수 있다. 가능하면 말을 최소한 줄이고, 다른 사람들에게도 말 할 기회를 주라고 정중히 요청하는 것이다.
5. Control tangents.
단지 말을 길게 하는게 문제가 아니라, 주제와 관련없는 이슈들을 제기하는 경우가 있다. 두 세 사람이 어젠다와 연관성이 없는 이슈들을 꺼내놓기 시작하면, 회의는 삼천포로 빠지게 된다.
때로는, 누군가 의도적으로 옆길로 새기도 한다. 회의에서 결정하려는 이슈가 자신의 관할영역이라고 생각하거나, 또는 진행되는 대화의 방향이 마음에 안들어서 그럴 수 있다. 그를 직접적으로 질책하기 보다는, 그 의도에 대해 물어라. "당신은 여러 차례 논의 주제를 전환시키는데요. 마음에 걸리는 이슈나 또는 다른 의견이 있나요?" 이를 통해, 반대자의 감정을 누그러뜨리고, 회의에서 다루고자 하는 원래 이슈로 다시 돌아오라.
6. Make careful transitions.
회의 진행자들은 자신이 충분하다고 생각하면, 다음 토픽으로 넘어간다. 그러나, 참가자들이 항상 진행자와 같은 템포로 이동하는게 아니다. 어떤 때는 지난 토픽이 머리에 계속 멤돌 수 있다.
다음 안건으로 넘어가기 전에, 참석자들에게 지난 안건에 대한 논의나 의견제시가 마무리 되었는지 물어라. 참여자들에게 자신의 생각을 피력할 시간을 충분히 주어야 한다. 그래야 다음 안건에 대한 논의에 더 집중하게 될 것이다.
7. End the meeting well.
생산적인 회의가 되기 위해서는, 어떤 일들이 후속으로 진행되어야 하는지 명확하게 정하고 회의를 마쳐야 한다. "다음 단계로 어떤 일들이 진행되어야 하는지? 그 일들은 누가 책임을 맡을 것인지? 완료 일정은 언제로 할 것인지?".
그리고, 회의록으로 정리해, 참석자 및 관련 당사자들과 공유하라. 향후의 진행 책임(accountability)을 명확히 할 뿐만 아니라, 모두가 같은 바를 이해하도록 돕기 위함이다.
Source: Amy Gallo, "The seven imperatives to keeping meetings on track", HBR Blog
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